Outlook PST Dosyaları nedir ve Neden Kullanılır? Veya Not?

Sadece EVERYONE hakkında konuştuğum işte, kurumsal e-posta hesabının boyutuyla ilgili şikâyetlerim var. Normalde bu bir sorun değil (ancak insanlar hala şikayet ediyor) çünkü bir posta kutusu sınırına yaklaştığında, çoğu e-posta sunucusu (Microsoft Exchange gibi), kullanıcıyı gönder / almayı kısıtlayarak boyut sınırlarını zorlamadan önce posta kutusunu temizleyebilmeleri için kullanıcıyı uyarır. sunucudan.

Şimdi, hepsi bu güzel ve Dandy UNTIL… bir kaç günlüğüne tatile gidiyorsunuz, bu e-posta boyutu uyarıları geliyor, ve sonra KABOOM !!! Posta kutunuz FULL ve artık bu e-postayı mobil cihazınızdan veya hatta OWA'dan (Outlook Web Access) gönderemezsiniz. Aramayı milyonlarca kez aldım. İPhone'um e-posta gönderemiyor, yardım et!

Peki, ne yapmalı?
Bu yetersiz boyuttaki posta kutularına bir çözüm var mı?
Tatile gitmeden önce ne yapmalıyım?

Şimdi sizi (IT'ye göre) Outlook PST dosyasıyla tanıştırıyorum.

Outlook .PST dosyaları nedir?

Outlook Veri Dosyaları veya Microsoft Outlook .PST dosyaları (daha iyi bilindiklerinden), E-posta ve Ekleri Sunucu Posta Kutusu hesabınızdan yerel PC'nize taşımak veya kopyalamak için Microsoft Outlook kullanılarak oluşturulabilir. Temel olarak, E-posta ve Ekleri bilgisayarınızın sabit diskine, USB sürücüsüne veya sunucu paylaşımına (oluşturduğunuz ve depoladığınız yere bağlı olarak) depolamak için oluşturduğunuz yerel bir Arşiv veya Depolama dosyasıdır.

Outlook .PST dosyalarında ne kadar depolayabilirsiniz?

Outlook 2003/2007'den önce .PST dosyaları yalnızca 2 Gigabyte E-posta ve Eklenti depolayabilir. Outlook 2003 ve Outlook 2007'de, varsayılan yapılandırma değiştirilmedikçe .PST dosyalarının 20 Gigabayt'ın üzerinde olması gerektiği şekilde büyümesine izin veren biçim değiştirildi.
Dürüst olmak gerekirse, 20 Gig almasına izin verme. .PST dosyalarınızı birkaç gigden daha büyük tutmak için daha iyi bir fikir. Daha fazla depolama alanına ihtiyacınız varsa, büyük .PST arşivleri oluşturmak yerine yeni bir .PST dosyası oluşturun. .PST dosyaları ne kadar büyükse yolsuzluk ve veri kaybı şansı artar (ayrıca kötü çocukları yedeklemeniz de o kadar zor olacaktır.) Outlook istemcinize ihtiyacınız olduğu kadar Outlook istemcinize .PST dosyalarını ekleyebilirsiniz. Birkaç e-postadan daha eski GIG'leri depolamanız gerekiyorsa, birden çok .PST dosyası arasında.
İPUCU - Eski e-postayı arşivlemek için .PST dosyaları kullanıyorsanız, tüm eski verileri onlara kopyaladıktan sonra sıkıştırın. E-posta genellikle sadece metin, bu yüzden çok güzel sıkıştırır.

Outlook .PST dosyalarını nasıl oluşturabilirim?

KOLAY, İşte Outlook 2007, 2013 ve 2016 için birkaç rehber.

Neden .PST dosyalarını kullanın / oluşturun? Yararları?

Posta Kutusu Boyutu

Bu Maddenin ilk paragrafını hatırlıyor musunuz? Çoğu e-posta yöneticisi Kurumsal posta kutularının boyutunu sınırlar. Posta Kutusu ne kadar büyükse, ihtiyaç duydukları daha fazla disk alanı, daha fazla yedeklemeye ihtiyaç duyarlar ve daha fazla TIME bu yedeklemeleri gerçekleştirmek için ihtiyaç duyarlar.
Bir e-posta paketiniz varsa (benim gibi), 200 Megabaytlık bir posta kutusu onu kesmeyecektir. Burada .PST dosyaları geliyor. Sadece bir .PST dosyası oluşturun ve e-postanızı sürükleyip bırakın. Outlook'ta normal bir posta kutusu klasörü gibi çalışırlar. Sürükle ve bırak. Basit! .
Windows Arama'nın en yeni sürümleri, posta kutunuzu VE tüm yerel .PST dosyalarını (yapılandırılabilir), Microsoft Outlook'ta bulunan arama özellikleri aracılığıyla tüm e-postalara neredeyse anında erişime izin veren dizinler.

Yedekleme ve Felaket Kurtarma

E-posta sunucunuzun yedeklerini düzenli olarak gerçekleştiren bir e-posta yöneticisine sahip değilseniz (veya güvenmiyorsanız), ardından e-postanızı kopyalayın (evet, .PST dosyalarına posta taşımak zorunda değilsiniz, ayrıca bunu kopyalayabilirsiniz) Yerel .PST dosyası, e-postanızın bir sunucu DR senaryosunda kurtarılabilmesini sağlamak için hızlı ve kolay bir yöntemdir.

taşınabilirlik

.PST dosyaları e-postaları taşınabilir yapar. Örneğin, e-postayı bir posta kutusundan diğerine taşımak istediğinizi varsayalım. Örneğin, belki de değişen işleriniz ve eski bir e-posta getirmek istiyorsunuz. Ya da belki de host sağlayıcıları değiştiriyorsunuzdur. VEYA, belki kişisel ve iş e-postanızı bir .PST dosyasına kopyalamak, küçük bir USB sürücüsünde saklamak ve her zaman yanınızda bulundurmak istersiniz. Dediğim gibi, .PST dosyaları postaları çok taşınabilir tutar. Ve evet, bir GMAIL hesabı da var ama bu yazı GMAIL ile ilgili değil :)

Güvenlik

BT adamınızın / departmanınızın e-postanızı okuduğunu izlemenin / denetlemenin neredeyse imkansız olduğunu biliyor muydunuz? “Duyarlı” veya “Gizli” e-postaları E-posta / Exchange Sunucusundan yerel bir .PST dosyasına taşımak, bir güvenlik katmanı ekler.
Not: Çoğu BT departmanı, işinizde Sabit Diskinizden doğru olarak bilmeden .PST dosyalarınızı alma yeteneğine sahiptir. Bu nedenle, bilgisayarınızın Sabit Sürücüsüne ek güvenlik uygulanması önemlidir. Bu konuda kısa bir yazı yazacağım, ancak şimdilik bu makaleye bir göz atın. Bu biraz "GEEKY" bu yüzden yakında .PST dosyalarını güvenceye almak için birkaç seçeneği açıklayan bir makale ile takip edeceğim.

.PST dosyalarını kullanmanın olumsuz yönleri nelerdir?

Uzaktan erişim

Posta bir .PST dosyasına taşındıktan sonra, OWA veya Cep telefonları gibi posta kutusuyla SYNC olan uzaktan erişim uygulamalarını kullanarak sunucuda kullanılamaz. .PST dosyalarındaki e-postaya erişmek için tam bir Microsoft Outlook İstemcisi kullanmanız gerekir. Bu durumlarda küçük bir USB sürücüsü yardımcı olabilir. Ancak, hala sunucuda e-posta bırakmak kadar uygun değil.

İnsanlar senden hoşlanmıyor ve işini kaybedebilirsin.

Zaman içinde .PST dosyaları (ne kadar e-posta aldığınıza / tuttuğunuza bağlı olarak), yerel Bilgisayarınızda veya bir Sunucu Paylaşımında, depoladığınız yere bağlı olarak çok fazla yer kaplayabilir. BT uzmanları, özgeçmişlerini oluşturmadıkça herhangi bir şey üzerinde çalıştıklarından hiçbir şeyden nefret etmiyorlar, bu yüzden daha fazla disk alanı satın almalarını gerektirecek çok fazla veri koymak onları üzüyor.
Kurumsal Yasal ve çoğu Kayıt Yönetimi departmanları, son kullanıcının kurumsal belge tutma / imha politikalarını kolayca göz ardı etmesini veya atlamasını sağladığından, PST dosyalarını sevmez.
Corporate Information Security ekipleri de .PST dosyalarını beğenmezler, çünkü eğer yasal bir dava veya mahkeme celbi için verileri kurtarırsa, .PST dosyaları veri kurtarmanın maliyetini ve çabasını harcayabilir.

Sistem ve Beyin Performansı

Daha fazla e-posta adresiniz, hem siz hem de bilgisayarınız için daha fazla e-posta izlemeniz ve işlem yapmanız gerekir.
Daha fazla e-posta ve ek, Windows Arama (veya başka bir e-posta / sistem dizinleyici) tarafından dizine eklendiğinden, dizininiz daha büyük olacak ve aramalarınız daha uzun sürecek.

Bu yüzden, umarım, Microsoft Outlook .PST dosyaları hakkındaki tüm sorularınızı yanıtladım ve bazı üst düzey Artıları ve Eksileri kapsadım. Ancak bir şeyleri kaçırmam durumunda, lütfen bir yorum bırakabilir veya sorunuzu forumuma gönderebilirsiniz.