IssueBurner ve Gmail ile Ücretsiz Bir Yardım Masası Sistemi Nasıl Oluşturulur

E-posta tabanlı görev yönetimi, bir süredir ilgilendiğim bir kavram oldu ve IssueBurner adlı yeni bir hizmetin sunulmasıyla, e-posta yoluyla görevleri yönetmeyi ciddi bir şekilde düşünmek için mükemmel bir zaman olabilir. IssueBurner gelmeden önce, bir görev, hatırlatıcı veya randevu içeren tüm e-postalarımda BCC yapabileceğim ve onu takvime, yapılacaklar listesine ekleyebildiğim bir Sanal Asistan (VA) alma fikrini canlandırmıştım. ya da neyin var? Bu kesinlikle bir VA'nın kullanışlı bir kullanımıdır, belki de değerinden daha pahalı olsa da. Ancak, IssueBurner bu işlevselliği ücretsiz olarak ( en azından şimdilik ) otomatik hale getirir. Sanırım bundan hoşlandım.

Özetle, IssueBurner nasıl çalışır. İ[email protected] adresine e-posta göndererek görevler veya sorunlar oluşturabilirsiniz. Bunu yaptığınızda, IssueBurner otomatik olarak e-posta adresinizle ve Kime : veya CC : alanında alıcı olarak listelenen e-posta adresleriyle ilişkili bir sorun oluşturur. Kaydolmadan sorun oluşturmaya başlayabilirsiniz, ancak bir hesap oluşturduğunuzda açık sorunlarınızı görüntüleyebilir ve sorunlara yorum yapabilirsiniz. Bu sistemde, işbirlikçi ekipler ve müşteri destek masaları için gerçekten işe yarayacak bazı temel faydalar var:

• Hepsi e-posta tabanlı. Konular basit bir CC yoluyla oluşturulabilir ve takip edilebilir:
• Katılmak için bir IssueBurner hesabına ihtiyacınız yoktur. Bu, müşterilerinizin ve müşterilerinizin TÜMÜNÜ, kayıt işleminden geçmeden ( yine de basit olan), gemiye binebileceğinizi gösterir .
• Bu mobil uyumlu. Bir e-posta gönderirseniz, bir sorunu yakabilirsiniz.
• Normal e-postalardaki takip öğelerini ayırmaya yardımcı olur.
• HERHANGİ bir e-posta platformu ile çalışır. Outlook, Gmail ve diğer e-posta istemcileri, e-postaları görevlere dönüştürmenize izin verir, ancak IssueBurner tüm e-posta platformları arasında sorunları paylaşmanızı sağlar.

IssueBurner'dan en fazla kilometre kazanmak için biraz yaratıcılık uygulamanız gerekecek. Ancak aklıma gelen belirgin bir uygulama, yardım masası yaratıyor. IssueBurner ile gelen e-postaları “biletlere” dönüştürebilir ve müşteri ile durumu ve yazışmaları takip edebilirsiniz. Ben bir “ yardım hattı ” yardım masası kurarken IssueBurner'ın nasıl çalıştığını göstererek bir taşla iki kuşu öldüreceğim. Müşteri tarafında ( veya müşterilerimiz olmadığı için okuyucularımızda ), jack + adresinde kurduğum yardım masasına e-posta göndermek kadar kolay olacak. Ancak davalı tarafta, bir takım kurulumlar var.

Adım bir

IssueBurner'a kaydolun. Tek yapmanız gereken IssueBurner.com'u ziyaret etmek ve Kayıt Ol'a tıklayın . Adını ve e-posta adresini ver ve işin bitti.

Gelen yardım masası isteklerini karşılamak için kullanacağınız e-posta adresini mutlaka kullanmanız gerekmediğini unutmayın.

İkinci adım

IssueBurner'da bir grup oluşturun. Bu hesabı tek bir amaca tahsis etmeyi planlıyorsanız, bu adımı atlayabilirsiniz, ancak IssueBurner'ı diğer kuruluşlar ve görevler için kullanmak istiyorsanız, bir grup iyi bir fikirdir. Sağ üstteki Gruplar'ı ve Grup Oluştur'u tıklayın .

Bir grup adı ve organizasyonu girin. Burada “ Yardım ” ve “ ” seçtim .

Bu adresin herkese açık olmayacağını unutmayın. Bunun yerine, yukarıda bahsettiğim adresi e-postayla gönderecekler. Bu, sorunları çözebilecek tek adres olacak. Bu, bir spam koruma katmanı ekler, ancak e-postada kendi alan adınızı ekleyerek daha profesyonel bir görünüm sağlar. Şimdi, bunu belirledim, bu sayede Sorunlar Herkes tarafından bildirilebilir. Bu şu an için gerekli, bu yüzden Gmail yönlendirme kuralını doğrulayabiliriz. Geri gelip daha sonra Grup üyelerine geri dönmek isteyebilirsiniz.

İşiniz bittiğinde Oluştur'u tıklayın .

Ardından, sorunları ekleyebilecek üyeleri ekleyin. Bizim amacımız için jack+ adresini ekleyeceğim. İsterseniz başkalarını da ekleyebilirsiniz. Ayrıca, başkalarının da yardım talepleri de yapabilmelerini isteseydim ( ve eğer bu insanlar gerçekten var ise ) jerry+ veya tammy+ adresini ekleyebilirim. Unutmayın: Google Apps for Domains ve Gmail hesaplarıyla, + işaretinden sonra eklediğiniz her şey göz ardı edilir, ancak yine de filtreleme amacıyla kullanılabilir. Özelleştirilmiş Gmail Adresleri hakkında daha fazla bilgi için önceki yazımızı okuyun .

Yapmanız gereken son bir şey cevap adresini değiştirmektir. Bunu yapmak için Gruplar'ı tıklayın ve grup adının yanındaki Yönet'i tıklayın . Grup Ayarları altında, “ Varsayılan adres ve e-postaya yanıtla ” nın yanındaki Değiştir'i tıklayın . Bunu yapmak IssueBurner.com e-posta adresinizi gizli tutacaktır.

Tamam, şimdi hepimiz IssueBurner'da çalışıyoruz. Hadi Gmail’e gidelim.

Adım üç

Gmail'de yönlendirmeyi ayarlayın. Buradaki amaç, jack. adresine gönderilen tüm e-postaların [email protected] adresine gönderilmesini sağlamaktır. Bunu yapabilmek için, önce ikinci adrese iletmeye yetkili olduğumuzu doğrulamalıyız. Gmail'de , Ayarlar'ı tıklayın ve İletme ve POP / IMAP'ı seçin . Bir yönlendirme adresi ekle 'yi tıklayın ve [email protected] adresini veya grubunuzu IssueBurner hesabını her ne belirlerseniz girin.

Bunu yaptıktan sonra Gmail, bir onay bağlantısıyla IssueBurner hesabına bir e-posta gönderecektir. IssueBurner bunu size yeni bir sorun olarak geri döndürecek, bu yüzden Gmail gelen kutunuzda görünmelidir. IssueBurner hesabınızda da görebilirsiniz. Onaylamak için tıklayın.

Adım dört

Özelleştirilmiş Gmail adresinize gönderilen mesajları filtreleyin. Ayarlar'ı tıklayın ve Filtreler'i seçip Yeni filtre oluştur'u tıklayın . Kime: alanına özel e-posta adresinizi girin ve Sonraki Adım'a tıklayın .

Bu kuralları nasıl istediğinizi ayarlayabilirsiniz, ancak IssueBurner zaten yeni sorunları size bildireceğinden, Okundu Olarak İşaretle ve Gelen Kutusunu Atla'yı seçmek istiyorum. Seçmek için en önemli seçenek Forward'u seçmektir: [email protected]. İşiniz bittiğinde Filtre Oluştur'u tıklayın .

Şimdi bitti. Hadi deneyelim.

IssueBurner ile Görev Oluşturma

Şimdi, kurduğumuz Gmail filtresi ve sahip olduğumuz IssueBurner grubu ile, jack+ adresine gönderilen tüm e-postalar otomatik olarak bir Sorun Bülteni sorununa dönüştürülecektir. Sorunun adı e-posta konusu olacak ve açıklama e-postanın gövdesi olacak. Örneğin, birisinin bana Facebook Hesabınızı Kalıcı Olarak Silme hakkında bir e-posta gönderdiğini varsayalım.

Yukarıdaki e-posta gönderildikten sonra iki şey olur:

1. Help. IssueBurner grubunda bir sorun yaratıldı
2. Beni bu şekilde bilgilendiren bir e-posta aldım.

Not, sorunun görünmesi birkaç dakika sürebilir.

Ve işte burada Gmail'de…

Görevlere Yanıt Verme

Kullanıcının bir IssueBurner hesabı yoksa, sorunun alındığını bildiren bir hazır yanıt alırlar. Ayrıca kaydolmaya da davet edilecekler.

Öyleyse, bu okuyucuya yanıt olarak, Facebook hesabınızı silme konusundaki yazımıza yönlendirmek istiyorum. Yorum eklemek için IssueBurner'dan aldığım e-postayı yanıtlayabilirim. Okuyucuya kaydolduysa, sorunun bir yorum ile güncellendiğine dair bir bildirim alacaklardır.

Kaydolacaklarsa, konularının tüm yorumlarını ve durumlarını kendi IssueBurner hesaplarından takip edebilirler.

Okuyucu veya müşteri, e-postayı yorumlarına yanıt vererek, çözümünüzün giderilip giderilmediğini size bildirir. Bu, kendi IssueBurner kontrol panelinizden görüntüleyebileceğiniz bir yorum olarak göreve eklenir.

Sorunları Yönetme ve Kapatma

Sorunları, IssueBurner.com adresindeki gruba veya duruma göre sıralayabilirsiniz.

IssueBurner.com da çok güzel bir mobil siteye sahiptir.

Bir sorun çözüldüğünde, onu yalnızca IssueBurner panosundan kapatabilirsiniz. İlgili tüm kullanıcılar bu şekilde bilgilendirilecek. Alternatif olarak, bir çözüm beklemede ve uygun olduğunda takip etmek istediğinizde yararlı olabilecek “ Daha Sonra ” olarak işaretleyebilirsiniz.

Ayrıca, bir Dahili yorum eklediğimi de fark edebilirsiniz. Bunlar sadece grup üyeleri ve yöneticiler tarafından görülebilir. Yani, örneğin, müşteriyi bir uyuşturucuyu aramak veya herkese isteklerini görmezden gelmek için söylemek isterseniz, bunu Dahili bir yorum ile yapabilirsiniz ve onlar daha akıllıca olmayacaktır.

Sonuç

Bahsettiğim gibi, bu, IssueBurner için sadece bir uygulamadır. Gruplarla işbirliği yapmak veya kendiniz için görevleri takip etmek için kullanabilirsiniz. Örneğin, yanıt vermezlerse bir kişiyle iletişime geçmeniz gerektiğini hatırlatmak isterseniz, ancak sizin SorunBurner sorunlarınızı görmelerini istemiyorsanız, BCC [email protected] adresini kullanabilirsiniz. Veya muhasebe departmanınıza e-posta gönderdiğinizde CC'ing [email protected] tarafından faturaları ve faturaları takip etmek için kullanabilirsiniz. Akıllı ve organize iseniz, IssueBurner üretkenliğinize bir nimet olabilir .

IssueBurner'ın şu anda ücretsiz olduğunu ve Beta sürümünde ücretsiz kalacaklarını unutmayın. IssueBurner ve CloudMagic'i kuran şirket Webyog, herhangi bir fiyatlandırma yapısı sunmadan önce 60 gün önce size bildirimde bulunacağını vaat ediyor. Gelecekte neye benzeyeceğini bilmiyorlar, ancak muhtemelen ücretsiz ve ücretli bir sürümü olacak.

PS Bu sistemi gerçekten yarattım , bu yüzden yanmakta olan bir sorunuz varsa, jack + adresinden bana e-posta gönderin veya forumumuza göz atın .